Information Technology Reference
In-Depth Information
Entwicklung bzw. Anpassung des Tools
Entsprechend des weiter oben beschriebenen dreistuigen Vorgehens bei der Toolimplemen-
tierung werden, falls das notwendig ist, an dieser Stelle die in der Detailbeschreibung des
Prozesses festgelegten Aktivitäten und Funktionen in das Tool integriert. Sollten sich bei
der Implementierung größere Anpassungen ergeben, empiehlt es sich an dieser Stelle, alle
Beteiligten erneut in der Nutzung der integrierten Tools zu schulen. Mindestens jedoch sollten
speziische Aktivitäten aus den Detailbeschreibungen mit Toolbezug neu vermittelt werden.
Nicht nur die Prozesse, auch die eingesetzten Tools werden in den späteren kontinuierlichen
Verbesserungsprozess einbezogen. Es gilt also auch hier Rückmeldungen zu erfassen und bei
Bedarf aktiv zu reagieren, indem über speziische Anpassungen entschieden wird. Das Tool
soll dabei immer eine Erleichterung der täglichen Arbeit darstellen und nicht etwa mangelnde
Kenntnis der Prozesse oder mangelnde Motivation durch größere Restriktionen ausgleichen.
Soll ein Prozess ausschließlich mit Hilfe von Toolrestriktionen gelebt werden, so werden die
Mitarbeiter grundsätzlich eine Möglichkeit inden, dieser von ihnen so wahrgenommenen
„Schikane“ auszuweichen.
Coaching der Beteiligten in einer Pilotphase
Nachdem die Maßnahmen zur Detailausprägung der Prozessaktivitäten und die Konigura-
tionen der Tools abgeschlossen sind, startet die erste Pilotphase des neuen Prozesses, in der
bereits alle Rahmenbedingungen gelten, alle Aktivitäten durchgeführt, dokumentiert und
ausgewertet werden. Lediglich mögliche Sanktionen aufgrund nicht eingehaltener Service-
vereinbarungen sollten in dieser Phase noch ausgesetzt werden. So wird ein Einschwingen
der neuen Aktivitäten in der Organisation ohne mögliche negative Auswirkungen (z. B. auf
Zielvereinbarungen) ermöglicht.
Während der Pilotphase werden also sowohl die Prozessaktivitäten als auch die Prozess-
überwachung durch die deinierten Kennzahlen aktiviert und so in der Betriebsumgebung
getestet. Die beteiligten Mitarbeiter werden während der gesamten Pilotphase von erfahrenen
Beratern oder durch die Prozessverantwortlichen gecoacht, so dass aufkommende Fragen
schnell geklärt und Fehler umgehend korrigiert werden können.
Feedback verarbeiten
Die Erfahrungen während der Pilotphase werden sowohl durch die Coaches als auch durch
alle beteiligten Mitarbeiter dokumentiert. So können diese Erfahrungen als Grundlage für
spätere Verbesserungsmaßnahmen genutzt werden. Häuig ist es auch sinnvoll, Rückmel-
dungen ad hoc zu verarbeiten und als Veränderungen in die weitere Implementierungsphase
einließen zu lassen. Die Prozesse werden so praxisorientierter gestaltet und die Akzeptanz
bei den Mitarbeitern steigt. Für die Dokumentation sollte ein Template mit den folgenden
Inhalten zur Verfügung gestellt werden:
Betrofene Aktivität im Prozess
Festgestellter Vorfall und/oder gewonnene Information
Auswirkung auf den Betrieb
Vorgeschlagene Maßnahmen zur Verbesserung
