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In-Depth Information
Einführung
Nachdem die Dokumentation der deinierten Prozesse abgeschlossen ist, beginnt nun die
Phase, in der die neuen Prozesse in der Organisation verankert werden. In dieser Phase wird
der jeweilige Prozess über die bisher beteiligten Personen hinaus in der Organisation bekannt
gemacht und allen Mitarbeitern ein eindeutiger Termin kommuniziert, ab dem die neuen
Prozesse aktiv sind und in der Praxis angewendet werden. Während der Etablierungsphase
werden die Prozesse noch nicht in jedem Fall zu den gewünschten Ergebnissen führen, so
dass weitere Anpassungen aus der Praxiserfahrung heraus integriert werden können. Diese
Phase beinhaltet die folgenden Aktivitäten:
Projektmarketing
Erstellen der Detaildokumentation
Entwicklung bzw. Anpassung des Tools
Coaching der Beteiligten in einer Pilotphase
Feedback verarbeiten
Projektmarketing
Wie schon weiter oben erwähnt spielen die Menschen und die Kultur eines Unternehmens
eine wichtige Rolle für den Projekterfolg. Deshalb ist es wichtig, den Nutzen und die Ziele des
Projektes in die Organisation zu tragen und zu verdeutlichen, dass das Unternehmen und die
Führungskräte hinter den neuen Prozessen stehen und diese in jeder Beziehung unterstützen.
Die Phase der Projektetablierung startet in der Regel mit einer Kickof-Veranstaltung für alle
beteiligten Mitarbeiter, in der die wesentlichen Aspekte des Projektes durch das Management
kommuniziert werden. Mögliche Inhalte dieser Kickof-Veranstaltung sind:
Kommunikation der Projektziele
Information über erste Erfolge
Auswirkungen des Projektes auf die Organisation und die Arbeitsweise
Kommunikation des Rollenmodells und einer entsprechenden Zuordnung zu den Mit-
arbeitern
Die Kickof-Veranstaltung ist das Startsignal für die neuen Prozesse an alle Mitarbeiter. Sie
soll dazu beitragen, die Mitarbeiter dazu zu motivieren, die Vorteile des Projektes zu erkennen
und für ihre tägliche Arbeit zu nutzen.
Das Projektmarketing erstreckt sich aber über diese Kickof-Phase hinaus bis in den täglichen
Betrieb hinein. Immer wieder gilt es, die Aktivitäten zu bewerten und gegebenenfalls auf
Rückmeldungen der Mitarbeiter einzugehen, indem Zweifel ausgeräumt und die Wichtigkeit
der Prozessaktivitäten immer wieder hervorgehoben wird. Diese Aufgabe übernimmt in der
Regel der Prozessmanager mit Unterstützung des Prozess-Owners und des Managements.
Ein großer Teil der nicht erfolgreichen Prozessveränderungsprojekte scheitert erst weit
nach der eigentlichen Einführung an der fehlenden Motivation, die neuen Vorgehenswei-
sen wirklich konsequent zu leben und umzusetzen. Ot ist der Anlass der Verlust oder
die Neuorientierung einer treibenden Person, deren Weggang dazu genutzt wird, in alte
Verhaltensmuster zurückzufallen. Gerade in einer solchen Situation gilt es also, besonders
sensibel auf die Reaktionen und Rückmeldungen innerhalb der Organisation zu achten und
im Zweifel konsequent zu handeln.
