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IP4: Projektsteuerungsmittel einrichten
IP5: Projektablagestruktur einrichten
IP6: Projektleitdokument (PID) zusammenstellen
7.3.1.4■Steuern einer Phase - Controlling a stage (CS)
Projekte werden in PRINCE2
®
je nach Komplexität in Phasen unterteilt. Dieser Prozess
beschreibt die Aufgaben des operativen Projektmanagements im Rahmen der deinierten
Phasen. Es werden im Wesentlichen die folgenden Aufgaben beschrieben:
Freigabe und Entgegennahme von Arbeitspaketen,
Kontrolle des Fortschritts und des Phasenstatus,
Umgang mit ofenen Punkten (aufnehmen, prüfen, eskalieren),
Statusreporting,
Korrekturmaßnahmen.
Die Erstellung der Projektergebnisse erfolgt im Rahmen von Arbeitspaketen. Ein Arbeitspaket
ist ein speziischer Arbeitsautrag an ein Team, ein oder mehrere Produkte zu erstellen. In
einem Prozessveränderungsprojekt kann das z. B. die Erstellung des Anforderungskatalogs
für die Anpassung einer den Prozess unterstützenden Sotware sein.
Der Fortschritt bei der Erstellung deinierter Produkte muss regelmäßig kontrolliert werden.
Die Kontrolle des Fortschritts ist nur möglich, wenn messbare oder zählbare Teilergebnisse
deinierbar sind. Bei Prozessveränderungen, die ein eher abstraktes Ergebnis liefern, ist
es wichtig, die mit den Arbeitspaketen zu liefernden (Teil-)Ergebnisse klar zu deinieren.
In jedem Projekt werden bei der Erstellung von Ergebnissen auch Fragen aufgeworfen, die
geklärt werden müssen. Der Umgang mit diesen ofenen Punkten muss festgelegt werden. Es
ist wichtig, auch scheinbare Kleinigkeiten zu dokumentieren und zu klären, da auch große
Hindernisse ot nur als Spitze eines Eisbergs sichtbar werden. Regelmäßige Berichte über
den Status ermöglichen dem Projektmanager und dem Lenkungsausschuss die Kontrolle
und Steuerung des Projekts.
Wird festgestellt, dass die Erstellung eines Produktes oder der Verlauf einer Phase von der
Planung abweicht, so müssen entsprechende Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
Auch der Einluss der Korrekturen auf das weitere Projekt muss hier geprüt werden. Die in
diesem Prozess deinierten Elemente sind im Einzelnen:
CS1: Arbeitspaket freigeben
CS2: Fortschritt überwachen
CS3: Ofene Punkte aufnehmen
CS4: Ofene Punkte prüfen
CS5: Phasenstatus prüfen
CS6: Über Projektstatus berichten
CS7: Korrekturmaßnahmen einleiten
CS8: Ofene Punkte eskalieren
CS9: Abgeschlossenes Arbeitspaket entgegennehmen
