Beschaffung - Grundkurs Microsoft Dynamics AX - page 136

3.6.1.1 Rechnungsjournale und Kreditorenrechnungsformular
Wenn eine Eingangsrechnung vorliegt, die direkt auf Sachkonten bezieht, wird
diese über ein Rechnungsjournal - mit oder ohne zusätzlichem Buchen eines Ge-
nehmigungsjournals - erfasst und gebucht (siehe Abschnitt 8.3.3). Diese Rechnun-
gen sind unabhängig von Bestellungen im Einkauf.
Als Alternative zu Rechnungsjournalen kann für solche Rechnungen aber auch das
Kreditorenrechnungsformular benutzt werden. Anstelle eines Sachkontos wird im
Kreditorenrechnungsformular eine Beschaffungskategorie oder ein nicht lagerge-
führter Artikel eingetragen. Das zutreffende Sachkonto muss dann in den Lager-
Buchungseinstellungen für die gewählte Beschaffungskategorie oder den gewähl-
ten Artikel hinterlegt sein.
Bei Bestellrechnungen (Kreditorenrechnungen mit Bezug auf eine vorangehende
Bestellung) wird abhängig davon, ob ein Genehmigungsjournal benutzt wird, eine
der folgenden Vorgangsweisen gewählt:
¾ Ausstehende Kreditorenrechnung - Erfassen und endgültiges Buchen der
Rechnung im Kreditorenrechnungsformular, mit oder ohne Genehmi-
gungsworkflow.
¾ Rechnungsbuch - Erfassen und Buchen der Rechnung auf Zwischenkon-
ten im Rechnungsbuch, späteres Genehmigen und endgültiges Buchen im
Genehmigungsjournal (Rechnungsgenehmigungserfassung, siehe Ab-
schnitt 8.3.3).
Als Alternative zu Rechnungsbuch und Rechnungsgenehmigungserfassung kann
über Genehmigungsworkflows auch in den ausstehenden Kreditorenrechnungen
ein Genehmigungsverfahren für das Buchen von Bestellrechnungen realisiert wer-
den. Aus finanztechnischer Sicht unterscheiden sich die beiden Verfahren zur Ge-
nehmigung dadurch, dass beim Kreditorenrechnungs-Genehmigungsworkflow
erst nach der Genehmigung eine Rechnung gebucht wird, während im anderen
Fall bereits zu Beginn des Genehmigungsverfahrens mit dem Buchen des Rech-
nungsbuchs eine Rechnung - auf Zwischenkonten, ohne Zahlungsfreigabe - ge-
bucht wird und beispielsweise für den Vorsteuerabzug berücksichtigt werden
kann.
3.6.1.2 Genehmigungsworkflow für ausstehende Kreditorenrechnungen
Wenn ein Genehmigungsworkflow für ausstehende Kreditorenrechnungen An-
wendung finden soll, muss im Menüpunkt Kreditorenkonten> Einstellungen>
Kreditorenworkflows ein entsprechender Workflow mit Bezug auf die Vorlage
„Kreditorenrechnungsworkflow“ ( Typ „VendProcessInvoice“) oder die Vorlage
„Workflow der Kreditorenrechnungsposition“ ( Typ „VendProcessInvoiceLine“)
definiert werden.
Das Kreditorenportal als Teil des Enterprise Portals kann unter anderem dafür
benutzt werden, dass berechtigte Lieferanten ihre Rechnungen als ausstehende