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Person-demVerantwortlichenfürdenDatenschutz-verantwortetwerden. Nichtsdes-
totrotz kündigt der Geschäftsführer an, dass der Datenschutz zukünftig regelmäßig in
den einzelnen Abteilungen vom Verantwortlichen für den Datenschutz auditiert wird.
Er appelliert an alle Mitarbeiter - auch im Hinblick auf den kürzlich eingetretenen Vor-
fall -, den Verantwortlichen für den Datenschutz in seinen Aufgaben zu unterstützen
und hebt seine eigene, persönliche Motivation hervor. Alle Mitarbeiter werden zudem
ermuntert, Eigeninitiative an den Tag zu legen und sich mit Ideen für Verbesserungen
an den Verantwortlichen für den Datenschutz zu wenden.
Zeitnah nach dieser Ankündigung besucht der Verantwortliche für den Datenschutz
die einzelnen Abteilungen und stellt in einem kurzen Vortrag noch die Hintergründe
der Einführung des DSMS und der Policy dar - insbesondere unter Verweis auf den
kürzlich ergangenen Datenschutzvorfall. Er gibt einen Ausblick auf die bevorstehenden
Maßnahmen und weist auf die in der nächsten Zeit folgenden Trainings hin, die in
den einzelnen Abteilungen sukzessiv durchgeführt werden. Rückfragen der Mitarbeiter
werden ebenfalls an dieser Stelle aufgenommen und beantwortet. So wird festgestellt,
dass nicht alle Mitarbeiter die E-Mail des Geschäftsführers erhalten haben und sich
deshalb verwundert über den Besuch des Verantwortlichen für den Datenschutz zeigen.
Das Problem mit dem E-Mail-Verteiler lässt sich im Anschluss jedoch schnell lösen und
auch diese Mitarbeiter erhalten die Nachricht noch zugesandt.
MediumAG
Gemeinsam mit dem Verantwortlichen der Kommunikationsabteilung erarbeitet der
externe DSB ein Kommunikationskonzept zur Bekanntmachung des DSMS und stellt
dieses dem für den Datenschutz verantwortlichen Finanzvorstand im Anschluss vor.
Der Finanzvorstand spricht dieses sowie die offizielle Einführung des DSMS in der
nächsten Vorstandssitzung an und holt an dieser Stelle die Zustimmung der anderen
Vorstandsmitglieder zu dem Verfahren ein.
Die Bekanntmachung des DSMS per E-Mail an alle Mitarbeiter erfolgt anschließend
direkt im Namen des Vorstandsvorsitzenden sowie des Finanzvorstandes. Damit wird
zum einen die Unterstützung des gesamten Vorstands hinter dem DSMS angezeigt, zu-
gleich aber auch die Federführung des Finanzvorstands hervorgehoben. Der jeweilige
Bekanntmachungstext wird dabei an manchen Stellen zielgruppenspezifisch je Abtei-
lung bzw. Geschäftsbereich unter Berücksichtigung der einschlägigen Besonderheiten
angepasst, um den Mitarbeitern dort den Einfluss des Datenschutzes auf ihre tägliche
Arbeit in Erinnerung zu rufen: So wird beispielsweise für den Vertrieb das DSMS u.a.
als Unterstützung zu einem rechtssicheren CRM präsentiert, welches die Mitarbeiter
vor Rechtsverstößen bei der Kundendatenpflege bewahren kann.
ErgänzendzureigentlichenBekanntmachungerscheintzeitnahinderaktuellenAus-
gabe der Mitarbeiterzeitschrift ein Artikel des externen DSB zur Einführung des DSMS,
der die Hintergründe beleuchtet, die wesentlichen neuen Änderungen aufgreift und alle
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