Implementierung - Praxisleitfaden zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems - page 142

forderliche Überzeugungsarbeit leisten zu können. 18 Alle Anfragen zum DSMS sollten
ernst genommen und beantwortet werden. Vielfach hilft bereits der Hinweis auf die
einschlägigen Trainings sowie die Dokumentation (Richtlinien, DSMS-Handbuch, Ar-
beitsanweisungen etc.). Des Weiteren sollten sie darauf hinweisen, dass zumindest in der
Anfangsphase noch eine gewisse Fehlertoleranz zugestanden wird, da durch das DSMS
(und die Datenschutz-Policy) ein mehr oder weniger stark ausgeprägter Kulturwandel im
Unternehmen einhergehen soll, welcher nicht über eine bloße Bekanntmachung abge-
schlossen ist. Vielmehr stellt das DSMS gerade die Methode dar, um solch einen Wandel
voranzutreiben, indem es auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist. Eine perfekte
Umsetzung gleich nach der Bekanntmachung wird trotz intensiver Planungsphase nicht
gelingen und deshalb auch nicht von den Mitarbeitern ad-hoc eingefordert. Stattdessen
kann nur über eine gute Zusammenarbeit aller Beteiligten der Erfolg des DSMS gesichert
werden. Folglich besteht für die Mitarbeiter wenig Grund zur Sorge, sofern sie in der
Folgezeit die entsprechenden Trainingsmaßnahmen absolviert und die Dokumentation
gesichtet haben sowie sich auf die Veränderungen im Rahmen des DSMS einlassen. Dies
zeigt, wie wichtig die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter und Berücksichtigung ihrer
Interessen ist.
Auch untereinander müssen die DSMS-Akteure ein System der Kommunikation auf-
bauen und sich in der folgenden Umsetzung der Maßnahmen untereinander abstimmen
bzw. ihre Ergebnisse und eigenen „Best Practices“ untereinander austauschen. Als Eskala-
tionsstufe steht zudem der Verantwortliche für den Datenschutz zur Verfügung, der über
einen geeigneten Feedback-Kanal über den Erfolg bzw. die Probleme im Rahmen der Be-
kanntmachung zu informieren ist und so entsprechende Korrekturen vornehmen kann.
Letzteres ist in allen Phasen des DSMS von Bedeutung, weil die Praxis zeigt, dass keine
Implementierung vollständig nach Plan läuft. Vielmehr müssen Änderungen und Abwei-
chungen zu jeder Zeit erkannt und kommuniziert werden, um das DSMS entsprechend
steuern zu können (vgl. dazu auch Abschn. 5.2.7.4).
KleinGmbH
Bei der Klein GmbH bereitet der Verantwortliche für den Datenschutz in Rücksprache
mit dem Geschäftsführer die Einführung des DSMS vor. Mit den Verantwortlichen
der einzelnen Abteilungen wird zudem ein gemeinsames Meeting veranstaltet, um
diese über den aktuellen Status der DSMS-Planung und die folgenden Schritte zu
informieren. Außerdem werden die Termine für die nach der Bekanntmachung er-
folgenden Trainings der Mitarbeiter und damit deren Freistellung für die erforderliche
Zeit beschlossen. Zum offiziellen Starttermin wird das DSMS mit einer Rund-Mail des
Geschäftsführersangekündigt. IndieserwirdinsbesonderedieneueDatenschutz-Policy
angesprochen, die ab diesem Zeitpunkt in Kraft tritt. Detailregelungen zum DSMS wer-
den zwar nicht explizit ausgeführt, da die wesentlichen Tätigkeiten davon alle von einer
18 Change Management, Doppler, S. 186.