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In-Depth Information
Mitarbeiter zur gemeinsamen Umsetzung des Datenschutzes aufruft. Ebenfalls werden
die Datenschutzkoordinatoren vorgestellt, weshalb der Artikel mit einem Gruppenfo-
to von DSB und Koordinatoren unterlegt wird. Auf diese Weise etablieren sich die
DSMS-Akteure von Anfang an als Ansprechpartner und „bekannte Gesichter“ für die
Mitarbeiter.
Gleichzeitig mit der Bekanntmachung wird im Intranet der neue gemeinsame Be-
reich von Informationssicherheit und Datenschutz mit den zugehörigen öffentlichen
Dokumenten (Datenschutz-Policy, DSMS-Handbuch, Informationssicherheitsrichtli-
nie etc.) für alle Mitarbeiter freigegeben (näheres zum Dokumentenmanagement der
Medium AG bei Abschn. 5.2.4.3.4). Der externe DSB trifft sich nach der Bekannt-
machung mit den Datenschutzkoordinatoren, bespricht mit ihnen die Planung der
weiteren Schritte und erinnert an die Maßnahmen, die die Koordinatoren in der Fol-
gezeit auszuführen haben. Die Koordinatoren stehen nach der Bekanntmachung des
DSMS als erste Ansprechpartner für die Mitarbeiter bereit, organisieren zum Follow-
up der Bekanntmachung Team-Meetings und leiten alle Anfragen von Mitarbeitern,
die nicht vor Ort geklärt werden können, an den externen DSB zur Klärung weiter.
SAP
Bei SAP werden aufgrund der bereits vorhandenen Trainings die Datenschutzkoordi-
natoren und -vertreter schon vor dem Roll-out geschult bzw. instruiert und Schritt für
Schritt in die globale Datenschutz-Community eingebunden. In dieser können erfahre-
ne DSMS-Akteure aus Geschäftsbereichen, in denen das DSMS schon länger etabliert
ist, wertvolle Hinweise auch für die Phase des Roll-out weitergeben. So stehen zum Roll-
out-TerminfürdieMitarbeiterindeneinzelnenLokationenAnsprechpartnerbereit. Bei
SAP erfolgt dieser Roll-out aufgrund des großen Anwendungsbereiches und der hohen
Anzahl an betroffenen Mitarbeitern gestuft. In einem ersten Schritt werden gemein-
sam mit den lokalen Datenschutzkoordinatoren und der Kommunikationsabteilung
der Zeitpunkt der Bekanntmachung sowie die entsprechenden Kanäle festgelegt. Regel-
mäßig wird dafür neben einer vom Vorstand ausgehenden E-Mail-Benachrichtigung
dazu noch das SAP-eigene Intranet eingesetzt, indem dort die einschlägige Dokumenta-
tion sowie Verweise auf die Trainings und Ansprechpartner in übersichtlicher Art und
Weise für alle Beteiligten positioniert werden. Da das DSMS nach (Prozessen in den
einzelnen) Geschäftsbereichen eingeführt wird, wurde im Intranet beispielsweise für
jeden Geschäftsbereich eine eigene Übersichtsseite eingerichtet, in der die Mitarbeiter
auf einen Blick die zuständigen Ansprechpartner finden und auf die jeweils geltenden
Policies, Handbücher und Arbeitsanweisungen zugreifen können.
Nach dem formellen Starttermin beginnen die Verantwortlichen mit der Reali-
sierung des DSMS. Während die Datenschutzkoordinatoren primär die Ressourcen
bereitstellen und zur Umsetzung bestimmter Maßnahmen die Unterstützung anderer
Fachbereiche einholen, nehmen die Datenschutzvertreter lokale Aufgaben wie etwa
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