Implementierung - Praxisleitfaden zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems - page 139

1. Ziele
festlegen
und
einführen

12. Fazit zur
Implemen-
erung

2. Projektstart

3. Risikoanalyse

Finale Anpassung
des DSMS

4. Dokumentaon

Konnuierliche
Verbesserung

11. Externe Audits
& Zerfizierung

5. Roll-out

10. Management
Review

6. Training

9. Interne
Audits

7. Realisierung
des DSMS

8. Audit-
Planung

Abb. 5.18 DSMS-PDCA - Schritt 5

Geschäftsleitung muss den Start des DSMS durch eine entsprechende Anweisung zur Um-
setzung des DSMS unterstützen. Dies muss folglich mit geeigneten Ansprechpartnern auf
dieser Ebene vorbereitet werden. Eine wichtige Rolle kommt in der Vorbereitung der Be-
kanntmachung der Unternehmenskommunikation zu. Gemeinsam mit dieser muss das
geeignete Instrument zur Bekanntmachung des DSMS ausgewählt sowie inhaltlich ausge-
staltet werden. In diesem Zusammenhang sind außerdem die Informationsbedürfnisse der
Adressaten zu ermitteln, d.h. was genau den Beschäftigten mitgeteilt werden soll. Zur opti-
malen Verbreitung des DSMS sind die verfügbaren Kanäle im Unternehmen zu ermitteln
und auf ihre Eignung zur Bekanntmachung als auch für spätere Informationen zu prüfen.
Dabei muss beachtet werden, dass die Form der offiziellen Bekanntmachung alle relevan-
ten Informationen enthält, aber auch revisionssicher erfolgen muss. Dafür kann bereits
eine besonders hervorgehobene E-Mail-Benachrichtigung ausreichen. Diese sollte jedoch
dann noch durch flankierende Maßnahmen unterstützt werden, etwa einen Artikel in der
Mitarbeiterzeitschrift oder im Intranet, in dem der Verantwortliche für den Datenschutz
die Ziele der Einführung des DSMS erläutert.
Darananknüpfendistdafürzusorgen, dassdieMitarbeiterimRahmenderBekanntma-
chung nicht von der Einführung des DSMS überrascht werden. Hier ist das Management
der jeweiligen Fachbereiche gefragt bzw. die DSMS-Akteure (z.B. der Verantwortliche
für den Datenschutz oder die Datenschutzkoordinatoren). Bereits vor der eigentlichen