Implementierung - Praxisleitfaden zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems - page 140

Bekanntmachung kann sowohl formell als auch informell der Status der Vorbereitung
kommuniziert und in diesen vorbereitenden Gesprächen zugleich den Mitarbeitern die
Unsicherheiten in Bezug auf zukünftige Aufgaben genommen werden. Diese vorgrei-
fenden Tätigkeiten tragen zu einer möglichst positiven Resonanz zur DSMS-Einführung
bei.
Schließlich müssen auch die erforderlichen Dokumente zum Start des DSMS verfügbar
sein und dies entsprechend vorbereitet werden. Dazu lässt sich ein Prozess zur Verteilung
bzw. zur Freischaltung der Dokumente aufsetzen. Jedes Dokument muss zum Start des
DSMS dem erforderlichen Personenkreis zugänglich sein. Das bedeutet etwa, dass das
DSMS-Handbuch für jeden Mitarbeiter im Anwendungsbereich verfügbar ist und spezielle
Arbeitsanweisungen jedoch nur für bestimmte Mitarbeiter vorliegen.
Falls eine solche noch nicht vorher im Unternehmen etabliert wurde, wird im Rahmen
der Bekanntmachung auch die Datenschutz-Policy (Abschn. 5.2.1.3) offiziell eingeführt.
Dies gibt dem formellen Startpunkt des DSMS noch zusätzliche Brisanz, stellt doch die
Datenschutz-Policy die von der Geschäftsleitung aufgestellte Selbstverpflichtung zur Um-
setzung der in der Policy definierten Datenschutzziele dar. In einem solchen Fall steht
die Einführung der Datenschutz-Policy über der Einführung des DSMS. Letzteres wird
präsentiert als Methode zur Umsetzung der in der Datenschutz-Policy gesetzten Ziele.
5.2.5.2 Bekanntmachung
Die Bekanntmachung stellt den tatsächlichen (formellen) Starttermin des DSMS dar. Die
Bekanntmachung betrifft dabei nicht nur die DSMS-Akteure, sondern richtet sich zudem
an die Beschäftigten, welche von diesem Zeitpunkt an die Datenschutzziele in ihrer tägli-
chen Arbeit zu berücksichtigen haben. Als formeller Starttermin ist die Bekanntmachung
in Bezug auf die Auditierung und die damit einhergehende Bewertung der Verbesserun-
gen im Unternehmen relevant. Auch können intern über die Planung des DSMS mit
diesem Startpunkt verschiedene Bedingungen eintreten, etwa die Freigabe der Budgets
zur Umsetzung der Maßnahmen. Die Bekanntmachung sollte jedoch nicht mit unreali-
stischen Erwartungen angegangen werden: Nur durch die Bekanntmachung des DSMS
allein wird noch kein Verbesserungsprozess angestoßen. Sie stellt daher vielmehr ledig-
lich einen (wenn auch zentralen) Punkt in der Einführung des DSMS dar, welcher mit
flankierenden Maßnahmen in der Vor- und Nachbereitung das Ziel der Verankerung des
DSMS bestmöglich erfüllen soll. Die Bekanntmachung enthält notwendigerweise folgende
Informationen:
• Adressatenkreis (alle Mitarbeiter im Scope)
• Sinn und Zweck der DSMS-Implementierung als Unterstützung zur Erreichung der
Datenschutzziele
Die Bekanntmachung sollte positiv formuliert werden und die Einführung des
DSMSnichtlediglichaufdiegesetzlichenErfordernissereduzieren. Idealerweise
stelltmandasBekenntnisderGeschäftsleitungzurgemeinsamenVerbesserung
desDatenschutzesindenVordergrundundappelliertandieUnterstützung aller