Database Reference
In-Depth Information
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Neben gesetzlich ausdrücklich geforderten Dokumenten gibt es zahlreiche Möglich-
keiten, den Datenschutz über eine geeignete Dokumentation im Unternehmen zu
steuern und zu unterstützen.
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Je nach gewähltem Regelungsinhalt benötigt ein Dokument länger zur Erstellung
und muss fachbereichsübergreifend erarbeitet werden.
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Die DSMS-Dokumentation sollte über eine passende Dokumentenverwaltung ge-
lenkt werden, die sich idealerweise an bestehenden Praktiken im Unternehmen
orientiert und softwaregestützt erfolgt.
5.2.5 Roll-out
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Wie führt man das DSMS im Unternehmen ein?
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Welche Vorbereitungen sind dafür zu treffen?
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Wie kann die tatsächliche Bekanntmachung des DSMS ausgeführt werden?
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Welche flankierenden Maßnahmen eignen sich zusätzlich zur eigentlichen
Bekanntmachung?
Auf Basis der ermittelten Maßnahmen sowie der erstellten Dokumentation kann die Do-
Phase des DSMS-PDCA eingeleitet werden. Diese beginnt mit dem Roll-out des DSMS
im jeweiligen Anwendungsbereich als fünfter Schritt im Regelkreis zur Implementierung
(Abb.
5.18
).
Nachdem die Vorbereitungen für diesen Punkt in der Plan-Phase abgeschlossen wur-
den, steht mit dem Roll-out ein Meilenstein in der Implementierung des DSMS an. Ziel
des Roll-out ist es, das DSMS dergestalt im Unternehmen zu verankern, dass die folgenden
MaßnahmenbestmöglichundunterEinbeziehungallerAdressatenumgesetztwerden. Da-
zu bedarf es neben der eigentlichen Bekanntmachung des DSMS auch einer koordinierten
Vor- und Nachbereitung ebendieser im Rahmen einer effektiven Kommunikation.
5.2.5.1 Vorbereitung
Der Roll-out des DSMS bedarf einer gut durchdachten Vorbereitung, um möglichst ef-
fektiv zu sein. Es muss vermieden werden, Teile des Scopes nicht oder nur unzureichend
miteinzubeziehen und so den Erfolg des DSMS zu gefährden. Die Vorbereitung sollte
gestuft angegangen und die DSMS-Akteure miteinbezogen werden, da sie nach dem Roll-
out ihre Tätigkeit aufnehmen. Weiterhin sollte die Kommunikationsabteilung einbezogen
werden.
Da der Roll-out sich als Meilenstein darstellt, sollte zunächst das oberste Gremium der
DSMS-Implementierung in einem Meeting zusammenkommen. Hier werden die Ergeb-
nisseausderPlan-Phasevorgestellt, bewertetunddieEntscheidungzumRoll-outbestätigt.
Außerdem wird der Zeitplan für die folgenden Phasen des DSMS diskutiert und beschlos-
sen. Ebenfalls wird die Geschäftsleitung in den bevorstehenden Roll-out einbezogen. Die
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