Zentrale Einstellungen und Funktionen - Grundkurs Microsoft Dynamics AX - page 419

9.5.2.1 Benutzeroptionen
Als Voraussetzung für den Aufruf der Dokumentenbehandlung muss das Kont-
rollkästchen Handhabung von Dokumenten aktiviert am Reiter Allgemeines in den
Benutzeroptionen des jeweiligen Benutzers markiert sein. Das Kontrollkästchen
Anlagenstatus anzeigen in den Benutzeroptionen bestimmt, ob in der Symbolleiste
das Dokumentenbearbeitungssymbol hervorgehoben gezeigt werden soll, wenn
Dokumente zum jeweils markierten Datensatz vorhanden sind.
9.5.2.2 Dokumenttypen
Bei der Handhabung der Dokumente können folgende Arten von Dokumenten
unterschieden werden:
¾ Einfache Hinweise - Diese haben keine Datei zugeordnet, die Eintragung
eines beliebig langen Textes erfolgt im unteren Formularbereich.
¾ Dateianhänge - Diese ermöglichen das Anhängen von externen Dateien.
¾ Word-Dokumente und Excel-Blätter - Ermöglichen das Erstellen von
neuen Dokumenten direkt aus der Dokumentenbehandlung.
¾ URL - Ermöglicht die Eintragung einer Web-Adresse im unteren Formu-
larbereich.
Im Menüpunkt Organisationsverwaltung> Einstellungen> Dokumentverwaltung> Do-
kumenttypen können je nach Bedarf beliebig viele Dokumenttypen angelegt wer-
den. Jeder Dokumenttyp bezieht sich hierbei auf eine bestimmte Klasse und Gruppe ,
die bestimmen ob Dokumente des jeweiligen Typs Hinweise, Anhänge oder neue
Dokumente sind.
Über die Auswahl von Ort (Dateispeicherort) und Archiv-Verzeichnis können ent-
sprechende Einstellungen der Dokumentenverwaltungs-Parameter überschrieben
werden. Dokumente zu Dokumenttypen, für die im Auswahlfeld Ort die Option
„Datenbank“ eingetragen ist, werden direkt in der Dynamics AX-Datenbank ge-
speichert.
9.5.2.3 Einrichtung der Dokumentenverwaltung
Die Parameter der Dokumentenverwaltung werden im Menüpunkt Organisations-
verwaltung> Einstellungen> Dokumentverwaltung> Parameter für Dokumentverwaltung
festgelegt. Wesentliche Parameter sind hierbei das Archiv-Verzeichnis (Dokumen-
tenverzeichnis, normalerweise ein eigenes Verzeichnis am File-Server) und ein
Nummernkreis für die Dokumente. Das Dokumentenverzeichnis wird für Doku-
menttypen nicht benötigt, für die der Speicherort separat eingetragen ist.
Am Reiter Dateitypen in den Dokumentenparametern wird angegeben, welche
Dateitypen (z.B. PDF-Dateien) von Benutzern in der Dokumentenverwaltung ver-
wendet werden dürfen.