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In-Depth Information
tum, Kreditorennummer, Betrag, Rechnungsnummer und allfälligen weiteren An-
gaben kann das Formular geschlossen werden.
In der Rechnungserfassung (
Kreditorenkonten> Erfassungen> Rechnungen> Rech-
nungserfassung
) kann dann in weiterer Folge die im Kreditorenrechnungspool ein-
getragene Rechnung übernommen werden. Dazu wird in den Rechnungserfas-
sungs-Positionen die Schaltfläche
Funktionen/Rechnungspool ohne Buchung
betätigt.
Im anschließenden Dialog kann nach Auswahl der betroffenen Rechnung die
Schaltfläche
Übernehmen
zum Übertragen dieser Rechnung betätigt werden.
8.3.3.5 Rechnungsbuch
Neben dem Kreditorenrechnungspool bietet das Rechnungsbuch (
Kreditorenkonten>
Erfassungen> Rechnungen> Rechnungsbuch
) eine zweite Möglichkeit, die Vorerfas-
sung von Eingangsrechnungen durchzuführen. Im Unterschied zum Kreditoren-
rechnungspool wird im Rechnungsbuch eine Buchung durchgeführt, wobei
Kreditorenposten und Sachkontobuchungen auf Zwischenkonten erzeugt werden.
Im Rechnungsbuch können Rechnungen mit oder ohne Bezug zu einer Bestellung
erfasst werden.
Der Aufbau von Belegkopf und Positionen im Rechnungsbuch entspricht der all-
gemeinen Erfassung, wobei als Kontotyp fix „Kreditor“ vorgegeben ist. Wenn die
erfasste Rechnung eine Bestellung betrifft, sollte am Reiter
Allgemeines
die Bestell-
nummer eingetragen werden, damit der Bezug zu einer Lieferung bei der Geneh-
migung leichter hergestellt werden kann. Bevor das Rechnungsbuch gebucht wird,
ist im Auswahlfeld
Genehmigt von
im unteren Bereich der Positionen der Mitarbei-
ter einzutragen, der für die Genehmigung der Rechnung verantwortlich ist.
Nach Erfassen und Prüfen weiterer Rechnungsdaten wie Zahlungsbedingungen,
Skonto und Mehrwertsteuergruppen kann das Rechnungsbuch über die Schaltflä-
che
Buchen/Buchen
gebucht werden.
Mit der Buchung im Rechnungsbuch wird ein offener Posten erzeugt, in dem je-
doch das Kontrollkästchen
Genehmigt
nicht markiert ist und der daher im Zahlvor-
schlag nicht berücksichtigt wird. Dieser Kreditorenposten kann beispielsweise im
Kreditorenformular (
Kreditorenkonten> Häufig> Kreditoren> Alle Kreditoren
) nach
Auswahl des Kreditors über die Schaltfläche
Buchungen/Buchungen
am Schaltflä-
chenreiter
Kreditor
abgefragt werden kann.
Für die zugehörige Sachkontobuchung werden bei der Buchung des Rechnungs-
buches Zwischenkonten herangezogen. Diese Zwischenkonten sind im Buchungs-
profil hinterlegt (
Kreditorenkonten> Einstellungen> Kreditoren-Buchungsprofile
, Spal-
ten
Wareneingang
und
Gegenkonto
am Reiter
Einstellungen
).
Für die Buchung der Mehrwertsteuer wird in den Kreditorenkontenparametern
am Reiter
Sachkonto und Mehrwertsteuer
eingestellt, ob die Mehrwertsteuer mit Bu-
chen des Rechnungsbuchs oder erst mit der Rechnungsgenehmigungserfassung
gebucht wird.