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Sistemas de administración de documentos técnicos
Chris Merrit de CADMAX Consulting en Atlanta, Georgia, se espe-
cializa en la creación de sistemas de administración de documen-
tos técnicos útiles para compañías que emplean CAD. Merrit
afirma que “la meta de cualquier sistema de administración de
documentos técnicos (TDM, Technical Document Managment)
bien diseñado es proporcionar un medio para que los usuarios
realicen, busquen, editen, transfieran, almacenen e impriman do-
cumentos de una manera segura, organizada y productiva”.
responsable del proyecto de TDM carezca de la autoridad sufi-
ciente dentro de la compañía para obtener la aceptación y forta-
lecer los cambios de hábito necesarios para hacer que el sistema
de administración de documentos funcione. Por otro lado, algunas
compañías esperan demasiado en la fase de búsqueda, mientras
la necesidad de tener un sistema y el número de documentos sin
administrar siguen creciendo. La mayoría de las compañías invier-
ten aproximadamente dos años para tomar la determinación de
implantar un sistema.
¿D
EMASIADOS DIBUJOS DE
CAD?
A menudo, cuando las compañías se cambian a CAD y han esta-
do creando dibujos por cierto número de años se dan cuenta
que, súbitamente, tienen demasiados dibujos para su facilidad
de encontrar en forma eficiente el dibujo que busca. Puede ser
difícil recordar los nombres de archivo y la historia de las revisio-
nes de los dibujos. ¿Es el dibujo encontrado el más actualizado?
Aunque las compañías implementen un estándar para asignar
nombres a los archivos, los documentos no podrán localizarse de
manera eficaz a menos que haya algún tipo de proceso de bús-
queda y recuperación automatizada. Otra consideración es que
las revisiones previas de los dibujos deben almacenarse de ma-
nera que después puedan relocalizarse, en especial si la compa-
ñía tiene productos en el mercado que utilizaron una versión
anterior y puedan necesitar soporte técnico o actualizaciones. Se
requiere que la mayoría de la documentación para ingeniería se
almacene durante el tiempo de vida del equipo o de manera per-
manente.
Chris recuerda una compañía manufacturera que el visitó y
que tenía más de 18,000 dibujos de CAD, 2,000 de los cuales
se descartaron en el proceso de limpieza porque representaban
ejercicios o dibujos de equipo eliminado. Existían más de 2,500
dibujos duplicados que debían resolverse. Los dibujos estaban
dispersos en discos flexibles, PCs individuales y servidores.
Nadie sabía dónde estaba la última versión de muchos de los
dibujos.
S
OFTWARE DE
TDM
Uno de los paquetes de software para el TDM que Chris reco-
mienda más a menudo, es el AutoManager-WorkFlow de Cyco In-
ternational, Inc. Éste puede personalizarse con facilidad debido a
su lenguaje de programación propio, y una vez que está en fun-
cionamiento, necesita poco mantenimiento. Es posible diseñar,
probar y crear prototipos para la mayoría de los elementos en una
sola PC. La mayor parte de la información relativa a los documen-
tos, almacenada de manera electrónica y que ya se tiene recopila-
da, puede transferirse a su base datos. Y resulta relativamente
rápido y fácil diseñar una demostración clara de su capacidad
con datos y documentos propios.
O
BTENCIÓN DE RESULTADOS
Para implementar un sistema TDM, los administradores deben
apoyar la inversión de tiempo que implica un gran esfuerzo para
limpiar el sistema de archivos. Esto puede consumir más tiempo
que la obtención y la puesta en marcha real del software, pero es
una inversión redituable. Puede ser tan valiosa como las mejoras
en la capacidad para administrar los documentos que se han
creado.
Un sistema de administración de documentos técnicos bien
diseñado tiene los siguientes componentes:
•
Una estructura de directorios consistente para almacenar to-
dos los documentos.
¿P
OR QUÉ FALLAN LOS SISTEMAS
TDM?
Muchas veces, los sistemas de administración de documentos
mueren en su infancia. A menudo, la falla inicial se debe a la falta
de comprensión de los conceptos básicos de la administración de
documentos y a no tener claras las metas del sistema. Se especi-
fican elementos sofisticados que podrían no utilizarse nunca, al
mismo tiempo que se pasan por alto elementos importantes que
se necesitan a diario. Un problema frecuente es que la persona
•
Una nomenclatura para denominar documentos.
•
Procedimientos establecidos para:
•
Crear documentos.
•
Buscar documentos.
•
Editar documentos.
•
Transferir documentos hacia y desde un servidor.
•
Imprimir o graficar documentos.
