Implementierung - Praxisleitfaden zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems - page 232

SAP
SAP hat das DSMS in Abstimmung mit anderen zyklischen Aktivitäten auf einen 1-
Jahres-Zyklus ausgerichtet. Im Laufe der Zeit hat SAP dabei durch die kontinuierlichen
Bestrebungen zur Verbesserung das DSMS immer weiterentwickelt. Diese „Lessons
Learned“wurdenbereitsimLaufediesesPraxisleitfadensandenentsprechendenStellen
erwähnt. Als Beispiel für eine solche Weiterentwicklung sei noch einmal auf die Rolle
der lokalen Datenschutzvertreter eingegangen: So wurde schnell ersichtlich, dass diesen
als Bindeglied zu den Mitarbeitern eine überaus wichtige Funktion zukommt. Häufig
bestimmt die Dynamik dieses Datenschutzvertreters im Umgang mit seinen Aufgaben
die Effektivität des DSMS in den jeweiligen Lokationen. Um die Datenschutzvertreter
enger einzubinden, wurden verschiedene Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt:
• EswurdeeineigenesTrainingerstelltundfüralle(potentiellen)Datenschutzvertreter
verfügbar gemacht.
• Die Mitarbeiter wurden zunächst verstärkt darauf hingewiesen, dass überhaupt
Datenschutzvertreter für sie als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Daran an-
knüpfend wurden die Datenschutzvertreter angewiesen, regelmäßige Teammeetings
abzuhalten und so lokal den Datenschutz im Bewusstsein zu halten.
• Zur Abstimmung der Datenschutzvertreter untereinander wurde eine eigene Com-
munity geschaffen, die vom Security & Data Protection Office (SDPO) betreut wird.
Insgesamt stellt die Unterstützung der Datenschutzvertreter durch das SDPO einen
wichtigenBausteindar: DadurchlassensicheuropäischeDatenschutzstandardsauch
in außereuropäischen Lokationen umsetzen. Zudem lassen sich mit Unterstützung
der Datenschutzvertreter die lokalen Projekte besser zum Erfolg führen und über die
Community auch bekannt machen.
• Zur Koordination von globaler und lokaler Ebene wurde ein umfassendes Berichts-
system zwischen den Datenschutzvertretern, dem SDPO und dem Konzern-DSB
eingerichtet. So lässt sich Korrekturbedarf frühzeitig erkennen und kann behoben
werden.
Die Entwicklung des DSMS wird von SAP fortgeführt. Die Wirksamkeit des DSMS
steigt damit immer weiter an. Dies wird auch in den Berichten des externen Auditors
hervorgehoben.
Fazit
• Das DSMS als eine auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtete Methode muss
in seinen Aktivitäten auf einen Regelkreis ausgerichtet werden.
• Dieser Regelkreis ist nicht zuletzt aufgrund der Notwendigkeit von Überwachungs-
und Rezertifizierungs-Audits auf eine jährliche Basis zu stellen.
• Die Tätigkeiten innerhalb des Regelkreises orientieren sich im Wesentlichen an
denen der Erstimplementierung.