Implementierung - Praxisleitfaden zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems - page 225

gesamteDSMSinallenBereichendesUnternehmensbetreffen. FürKonzernebedeutetdies
zudem, die Muttergesellschaft miteinzubeziehen und dort den richtigen Ansprechpartner
mit ins Boot zu holen bzw. dass auf Ebene der Muttergesellschaft Entscheidungen auch im
Hinblick auf die verschiedenen Tochtergesellschaften getroffen werden.
5.2.13.2 Agenda
Anders als beim Management Review stehen nicht nur die Ergebnisse der internen Audits
als wesentliche Grundlage des Gespräches zur Verfügung, sondern auch die der externen
Audits sowie ein bereits bis zu diesem Zeitpunkt in vielen Punkten verbessertes DSMS.
Die Eingaben für diesen Punkt entsprechen ansonsten - in verkürzter Form - denen des
Management Review. Wichtigstes Ziel an dieser Stelle muss sein, die Unterstützung der
Geschäftsleitung für das DSMS auch für die Zukunft zu sichern. Ist diese Unterstützung
nicht erreichbar, kann auch das DSMS nicht weiter funktionieren und verliert aufgrund
des fehlenden Rückhalts im Unternehmen an Effektivität. Gleichzeitig dürfen Schwierig-
keiten und Akzeptanzprobleme während der Erstimplementierung der Geschäftsleitung
gegenübernichtverschwiegenwerden. EntsprechendistdasGesprächdaraufauszurichten,
einen realitätsgetreuen Bericht über den Zustand des DSMS vorzutragen und gemeinsam
mit der Geschäftsleitung ergebnisoffen die Zukunft des DSMS zu diskutieren.
Im Fazit zur Erstimplementierung des DSMS sollten demnach folgende Punkte
angesprochen und entsprechende Beschlüsse dazu gefasst werden:
• Wo sehen die Beteiligten das DSMS in den nächsten Jahren? Wie lässt sich das DSMS
mit der langfristigen, strategischen Ausrichtung des Unternehmens vereinbaren?
• Die Geschäftsleitung muss ihre Zusicherung der Unterstützung sowie ihr Bekenntnis
zum Datenschutz und dem DSMS erneuern. Steht sie noch hinter der Datenschutz-
Policy, wo besteht Änderungsbedarf?
• Wie ist der bisherige Umfang des DSMS zu bewerten? Hat sich das DSMS als „Pilot“ in
einem Bereich bewährt und kann ausgeweitet werden? Dabei ist es keine Seltenheit, dass
die Geschäftsleitung an dieser Stelle abweichend von den Ergebnissen des Management
Review eigene Schwerpunkte für Bereiche festsetzt, in denen ein DSMS eingeführt
werden soll.
• Damit einher geht die Sicherstellung der wesentlichen Budgetposten, falls dies noch
nicht im Management Review beschlossen wurde.
Ob die Budgetentscheidungen zur Zukunft des DSMS im Management Review
oder während des Fazits zu beschließen sind, hängt von den Entscheidungs-
strukturen im Unternehmen und damit den Beteiligten an diesen beiden
Schritten ab. Im Idealfall jedoch wird der entsprechende Termin bereits vor den
allgemeinen Budgetrunden im Unternehmen abgehalten, sodass in diese be-
reits mit einer konkreten und v.a. von den Entscheidungsträgern abgesegneten
Budgetforderung eingetreten werden kann.