Database Reference
In-Depth Information
Generelle Spielregeln, die zu einem verbesserten Miteinander an dieser Stelle
beitragen, sind:
Hinweis auf die Unterstützungsfunktion: Die Kontrolltätigkeiten dienen
im Ergebnis auch dazu, Mitarbeiter von arbeitsrechtlich relevantem Fehl-
verhalten abzuhalten, denn die Vorgaben des DSMS sind verpflichtend
umzusetzen. Dieser Nutzen sollte dem Mitarbeiter gegenüber kommuniziert
werden.
Schwerpunkt auf die Hilfestellungen legen: Statt lange auf alte Fehler
hinzuweisen ist es für den betroffenen Mitarbeiter besser, eine konkrete
Handlungsempfehlung für die Zukunft zu erhalten.
Anonymität wahren: Niemand wird gerne an den Pranger gestellt. Statt
also Fehler öffentlich einzelnen Mitarbeitern anzulasten sollten besser nur
allgemeine Hinweise ausgesprochen werden. Die Gelegenheit zu einem per-
sönlichenGesprächmitMitarbeiternbleibtdanebenbestehenundistbeider
Feststellung schwerwiegender Verstöße zwingend wahrzunehmen.
Lob verteilen: Der wichtigste Faktor für die Aufrechterhaltung der Moti-
vation ist es, gute Ansätze von Mitarbeitern auch positiv hervorzuheben.
Auch einfache Formen von (nichtvermögenswirksamen) Bonussystemen
sind möglich („Smiley for Compliance“).
Weiterhin spielt die praktische Umsetzung der Prozesse eine zentrale Rolle: Gerade in
größeren Organisationen und solchen mit vielen Lokationen weichen nicht selten die tat-
sächliche Ausführung eines Prozesses in den einzelnen Lokationen und dessen Soll-Ablauf
voneinander ab. Diese lokalen Unterschiede sind nicht zwingend von Nachteil: So lassen
sich auf diese Weise die lokalen Rahmenbedingungen besser berücksichtigen. Da jedoch
für die vorherige Risikoanalyse (Abschn. 5.2.3) häufig aus Effizienzgründen nur die do-
kumentierten Soll-Vorgaben herangezogen wurden, orientiert sich in einem solchen Fall
das DSMS und dessen Vorgaben an einem Zustand, der in manchen Lokationen nicht
der gelebten Praxis entspricht. Für die DSMS-Akteure bedeutet dies, dass sie die do-
kumentierten Vorgaben des DSMS (etwa Arbeitsanweisungen oder Richtlinien, Abschn.
5.2.4.3.3.5) im Hinblick auf die lokale Ausführung eines Prozesses regelmäßig auf ihre
Sinnhaftigkeit überprüfen müssen. Diese Gefahr besteht besonders bei unternehmensweit
eingeführten Richtlinien, die nicht immer alle Anforderungen vor Ort ausreichend be-
rücksichtigen (können). Regelmäßige Prozesschecks und Anpassungen - entweder des
Prozesses oder der Vorgaben des DSMS - sind daher erforderlich, um ein DSMS auch
unter Berücksichtigung dieser lokalen Besonderheiten betreiben zu können.
Über ein geeignetes Kontrollwesen wird zudem eine psychologische Vorbereitung auf
die formelle Auditierung (Abschn. 5.2.9) erreicht. Idealerweise stößt dann der Auditor
zum Zeitpunkt der Audits auf eine positive Audit-Kultur, d.h. dass die Mitarbeiter den
Beitrag des Audits zur Verbesserung des DSMS erkennen und dem Audit positiv gegen-
über stehen. Dafür bedarf es frühzeitig einer Erläuterung des Audits als wichtige Chance
Search WWH ::




Custom Search