Implementierung - Praxisleitfaden zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems - page 161

det mit dem Projektabschluss. Viel wichtiger ist jedoch die Frage, wie darüber hinaus der
kontinuierliche Verbesserungsprozess in Gang gesetzt und über geeignete Strukturen auf-
rechterhalten werden kann. Das DSMS befindet sich dabei an dieser Stelle erst in seinem
Anfangsstadium: Zu diesem Zeitpunkt ist die notwendige Dokumentation erstellt und die
Bekanntmachung bereits erfolgt. Idealerweise trifft die Umsetzung der Maßnahmen auch
auf bereits geschulte Mitarbeiter. Nichtsdestotrotz fehlt es bei der Neueinführung noch
an Routine, die Zusammenarbeit der Beteiligten muss sich erst einfinden. Insbesondere
das Governance Model des DSMS (siehe Abschn. 5.2.1.2), also die Zusammenarbeit der
DSMS-Akteure, muss an dieser Stelle seine Funktionsfähigkeit beweisen. Auch verändern
sich die Rahmenbedingungen - auf denen letztendlich die Plan-Phase basiert - ständig,
sodass auch an dieser Stelle auf diese Veränderungen angemessen reagiert werden muss.
Welche Grundlagen dafür geschaffen werden müssen, wird in diesem Schritt sieben des
DSMS-PDCA dargestellt.
5.2.7.2 Kommunikation
Da jedes Managementsystem auf dem Engagement aller Beteiligten aufbaut, ist Kommuni-
kationeinentscheidenderSchlüsselzumErfolgdesDSMS.OhneregelmäßigeAbstimmun-
gen der Beteiligten und dem Austausch von Informationen kann ein Managementsystem
nicht funktionieren, schließlich wird mit diesem Ansatz gerade ein arbeitsteiliges Vor-
gehen propagiert. Im Rahmen der Kommunikation sind dabei verschiedene Ebenen zu
unterscheiden:
• Erstens die Kommunikation der DSMS-Akteure untereinander. Dies wird dann rele-
vant, wenn - wie in jedem mittleren und großen Unternehmen erforderlich - mehrere
Personen Verantwortlichkeiten im Datenschutzmanagement wahrnehmen, d.h. nicht
alles primär über den Verantwortlichen für den Datenschutz läuft. Abhängig von
der Ausgestaltung der Rollen im Governance Model und deren organisatorischer
Eingliederung sind regelmäßige Meetings anzusetzen. Ist ein gestuftes Governance
Model etabliert, müssen sich sowohl die Verantwortlichen einer Hierarchieebene
untereinander als auch mit der angrenzenden Ebene austauschen.
Auch eine eigene Plattform im Intranet zum Austausch von Best Practices un-
tereinander stellt eine gute Möglichkeit zur Kommunikation der DSMS-Akteure
dar. Gerade bei vergleichbaren Rahmenbedingungen lassen sich Best Practices
gut von einer Abteilung in eine andere übertragen, wozu jedoch zunächst eine
Austauschplattform sowie deren Moderation notwendig sind. Oftmals reicht
bereits ein ausführlicheres FAQ aus.
• Das Management einer Abteilung muss von Beginn an mit den Akteuren im DSMS
kooperieren. Dazu sollte das Management nicht nur in den formellen Management Re-
views einbezogen werden, sondern regelmäßig in gemeinsamen Meetings über Status
und Veränderungsbestrebungen des DSMS informiert werden. Auf diese Weise kann