Implementierung - Praxisleitfaden zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems - page 148

Falls der Anwendungsbereich des DSMS nur bestimmte Geschäftsbereiche betrifft, ist
zu überlegen, ob Schulungsmaßnahmen nicht auch darüber hinaus eingeführt werden
sollen. So werden im Idealfall alle Beschäftigten durch die Trainings erreicht. Dies ist
auch dann sinnvoll, wenn Ausweitungsbestrebungen für das DSMS geplant und auf diese
Weise bereits geschulte Mitarbeiter dann schon vor Ort sind. Für eine solche Ausweitung
der Datenschutztrainings eignen sich im Hinblick auf die begrenzten Ressourcen jedoch
nur bestimmte Methoden wie etwa Angebote im Intranet. Außerdem besteht gerade in
der Verfügbarkeit der Mitarbeiter ein wichtiger Engpassfaktor bei der Aufstellung von
Datenschutztrainings, was bei der Konzeption zu berücksichtigen ist.
Bei der Gestaltung der Trainings ist im Allgemeinen darauf zu achten, dass
mit der Teilnahme am Training nicht eine gesamte Abteilung außer Betrieb
gesetzt wird. Gelöst werden kann dies über Methoden mit der Möglichkeit zur
freien Zeiteinteilung (E-Learning) oder auch durch die sukzessive Durchführung
von Trainings mit Teilnehmern aus mehreren Abteilungen (insbesondere die
Basisschulung).
In jedem Fall trainiert werden müssen die DSMS-Akteure (Datenschutzkoordinatoren
etc.), da sich ihr reguläres Tätigkeitsprofil durch das DSMS erweitern wird. Jedoch un-
terscheiden sich die Trainingsinhalte hier vom Schwerpunkt her gegenüber den normalen
Mitarbeitertrainings (siehe Abschn. 5.2.6.3.2 - Sonderfall Training der DSMS-Akteure).
Die Teilnahme an Datenschutztrainings sollte zumindest was die Mitarbeiter betrifft,
die direkt mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, verpflichtend
eingeführt werden. Gleiches betrifft die Mitarbeiter mit potentiellem Kontakt zu personen-
bezogenen Daten. Vielfach ist ein Verweis auf die Pflicht jedoch nicht notwendig und die
Mitarbeiter erkennen selbst die Vorteile einer Datenschutzschulung: So mindert diese ihr
eigenes Risiko für arbeitsrechtlich relevantes Fehlverhalten in Bezug auf die Datenschutz-
gesetze. Außerdem werden auch sie als Betroffene durch eine umfassende Awareness im
Unternehmen - insbesondere in der HR-Abteilung - besser geschützt.
Aufgrund der Verpflichtung zur Teilnahme ist des Weiteren die Unterstützung und
Einbindung der Geschäftsleitung zum Einrichten der Trainingsmaßnahmen erforderlich.
Die Geschäftsleitung muss deutlich machen, dass sie hinter den Schulungen steht und dass
dieDatenschutzzielenuruntergemeinsamerAnstrengungallerBeteiligtenerreichtwerden
können, weshalb das Absolvieren der Trainings absolut erforderlich ist. Im besten Fall lässt
sich sogar diese Unterstützung direkt in das Training einbauen, bei E-Learning-Lösungen
etwa durch eine kurze Videobotschaft. Zudem bieten sich begleitende Maßnahmen an,
etwa ein Artikel in der Mitarbeiterzeitschrift oder als Tagesordnungspunkt einer Be-
triebsversammlung. Begleitende Unterlagen zu einem Training - etwa die Ausgabe einer
Zusammenfassung oder die Bereitstellung von Präsentationsunterlagen - sind wichtig,
um Mitarbeitern das eigenständige Nacharbeiten zu ermöglichen und unterstützen die
Klärung von später noch auftretenden Problemen.