Implementierung - Praxisleitfaden zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems - page 141

Mitarbeiter. Da das DSMS den Mitarbeitern bei der Vermeidung von Verstö-
ßen gegen das Datengeheimnis hilft, kann auch dieser Aspekt hervorgehoben
werden.
• Verantwortlicher der DSMS-Implementierung und die lokalen DSMS-Akteure
• Verweis auf die miteingeführte Dokumentation (insb. die Datenschutz-Policy und die
DSMS-Handbücher)
• Hinweise auf die Trainings (siehe Abschn. 5.2.6)
• Wichtige Termine und Projekte im Rahmen des DSMS (z.B. zukünftige Audits)
• Autorisierung durch die Geschäftsleitung
Gerade der Hinweis auf bevorstehende externe Audits und die angestrebte
Zertifizierung setzt regelmäßig einen zusätzlichen Ansporn für die Mitarbeiter
und vor allem für das Management. Daher sollten sowohl die Bekanntma-
chung sowie auch die folgenden Updates solche Motivationselemente und
Fortschrittsberichte enthalten, damit die Bemühungen aller Teilnehmer in der
Folgezeit nicht ins Stocken geraten.
Mit der Bekanntmachung wird die einschlägige Dokumentation verfügbar gemacht und
die DSMS-Akteure beginnen mit der Wahrnehmung ihrer Aufgaben sowie der Umsetzung
der Maßnahmen (siehe Abschn. 5.2.7 - Realisierung des DSMS).
5.2.5.3 Nachbereitung
Alleine durch die Bekanntmachung ist noch keine Verbesserung im Unternehmen einge-
treten. Außerdem werden nicht alle Mitarbeiter den konkreten Einfluss des DSMS auf ihre
tägliche Arbeit sehen und daher noch Erläuterungsbedarf bezüglich Einzelfragen und der
konkreten Umsetzung haben. Diese Aufgaben müssen über eine gute Nachbereitung der
Bekanntmachung bewältigt werden und obliegen vor allem den lokalen DSMS-Akteuren.
Sie müssen sich als erste Ansprechpartner für die Mitarbeiter in allen Fragen zum DSMS
etablieren.
SoistnichtvonderHandzuweisen, dassetwadurcheineüberstürzteBekanntmachung,
fehlende Dokumentation oder eine allgemein unzureichende Kommunikation während
der Plan-Phase bei den Mitarbeitern zum Zeitpunkt der Bekanntmachung eine Unsicher-
heit darüber entstehen kann, wie sie in der Folgezeit allen Anforderungen aus dem DSMS
gerecht werden können und die Mitarbeiter so auch entsprechende Abwehrreaktionen
zeigen. Dies gilt umso mehr im Hinblick auf die anstehenden Audits, und dass sich in
vielen Fällen die Mitarbeiter aufgrund der noch nicht abgehaltenen Trainings als nicht
ausreichend befähigt fühlen. Dies ist ein weiteres Argument dafür, Trainings möglichst
früh nach der Bekanntmachung durchzuführen.
Die lokalen DSMS-Akteure sollten diese Probleme der Mitarbeiter erkennen und an
diesen Punkten intervenieren. Das sog. „Management by walking around“ (MBWA),
also der regelmäßige und direkte Kontakt mit der Basis, ist unverzichtbar, um die er-