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dene Personen. Meist müssen die Leiter des entsprechenden Fachbereiches (z.B. die
Rechtsabteilung in Bezug auf ADV-Musterverträge) oder gar die Geschäftsleitung (z.B.
Betriebsvereinbarungen oder unternehmensweite Richtlinien) Dokumente freigeben.
Dieser Prozess enthält im Idealfall auch eine Qualitätskontrolle durch einen Dritten.
AmEndedesFreigabeprozessesstehtdieBekanntmachungdesDokumentes, um dessen
optimale Verfügbarkeit zu erreichen, beispielsweise durch Verteilen des Dokumentes
selbst oder lediglich einem Hinweis auf dessen Ablageort.
•
NachdererstmaligenFreigabemussdasDokumenteinem
Revisionszyklus
unterliegen,
d.h. in regelmäßigen Abständen überprüft ein Verantwortlicher das Dokument.
Die Umsetzung dieser Anforderungen hängt insbesondere von der Form des jeweiligen
Dokumentesab. PhysischeDokumentesolltenaufgrundderdochregelmäßigauftretenden
Veränderungen als Loseblattsammlungen geführt werden. Demgegenüber ergibt sich ein
Vorteil für die digitale Variante. Gerade die Verteilung und Veröffentlichung der Doku-
mente im unternehmenseigenen Intranet stellt für die an mehrere Mitarbeiter gerichteten
DokumentewiedieDatenschutz-Policy, dasDSMS-HandbuchoderRichtlinieneinegeeig-
netere Möglichkeit dar. Ein weiterer Vorteil für die digitale Variante stellt die Möglichkeit
der Einbindung in gängige Softwarelösungen zum Dokumentenmanagement dar. Sowohl
für physische als auch für digitale Dokumente gilt, dass sie insgesamt vergleichbar in ihrem
AufbauundAussehenseinsollten, alsoeinemDokumentenstandardunterliegen. Aufdiese
Weise wird die Zugehörigkeit des jeweiligen Dokuments zum DSMS angezeigt, respektive
die Integration in das allgemeine Dokumentenmanagement im Unternehmen gefördert.
Die Erstellung und Verwendung eines einheitlichen „DSMS“-Templates erhöht
den Wiedererkennungswert bei den Adressaten der Dokumente.
KleinGmbH
Bei der Klein GmbH kümmert sich der Verantwortliche für den Datenschutz um die
Erstellung der Dokumentation. Dabei steht er vor dem Problem, dass nahezu keine
Grundlagen für die Dokumentation vorhanden sind: Das Verfahrensverzeichnis ist
noch veraltet und unvollständig, eine Mitarbeiterverpflichtung nach § 5 BDSG und
eine qualifizierte ADV-Dokumentation (§ 11 BDSG) bestehen nicht. Daher beschließt
er, eine sukzessive Erstellung dieser kritischen Dokumente vorzunehmen und parallel
dazu das DSMS-Handbuch anzufertigen. Letzteres dient zwar in allererster Linie ihm
selbst zur Strukturierung und Ergebnissicherung seiner Arbeit, wird jedoch zur Her-
stellung von Transparenz gegenüber den Mitarbeitern auch auf dem lokalen Sharepoint
intern für jeden einsehbar sein. Weiterhin weist er den Verantwortlichen für HR, IT
und Vertrieb Autorenrechte zu, sodass diese die einzelnen Abschnitte zu den von ihnen
verantworteten Bereichen selbst editieren und pflegen können. So wird beispielsweise
der Verantwortliche für HR den Abschnitt zum Mitarbeiterdatenschutz sowie zur Ver-
pflichtungnach § 5BDSGinAbsprachemitdemVerantwortlichenfürdenDatenschutz
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