Implementierung - Praxisleitfaden zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems - page 88

5.2.2.2 Beteiligte
Wer an einem Meeting zum Projektstart teilnimmt, richtet sich nach zwei Gesichtspunk-
ten:
• Nach den bisherigen Entscheidungen des Unternehmens in den vorangegangenen
Schritten Scoping (Abschn. 4.2.1.2) und Governance Model (Abschn. 5.2.1.2),
• vor allem jedoch nach den Entscheidungsstrukturen im Unternehmen.
Generell muss entschieden werden, ob die Beteiligten des Projektstartes auch weiter die
Haupttätigkeiten des DSMS ausführen oder ob diese Aufgaben im weiteren Verlauf der
Implementierung delegiert werden. Letzteres wird in mittleren und großen Unternehmen
der Fall sein, da das DSMS idealerweise durch eine gute Aufgabendifferenzierung eine
größere Anzahl an DSMS-Akteuren einbezieht. Die Anzahl der Teilnehmer am Kick-off
muss überschaubar bleiben und es sollten in größeren Unternehmen nur die Verant-
wortlichen - zum einen für die Unterstützung der DSMS-Implementierung im Scope
(Top-Management) und zum anderen für die Delegierung der DSMS-Tätigkeiten (Mitt-
leres Management o.ä.) - teilnehmen. In kleinen Unternehmen können generell auch
mehrere Abteilungsleiter vor Ort sein, da diese einen Teil der Aufgaben selbst übernehmen
können. Die Teilnahme der Geschäftsleitung ist nicht zwingend notwendig, in jedem Fall
aber wünschenswert. Auf jeden Fall sollte der Verantwortliche für den Datenschutz oder
diejenige Person, an die die DSMS-Implementierung von der Geschäftsleitung delegiert
wurde, als Projektverantwortlicher einen festen Platz in dem Meeting haben.
Weiterhin sollten die obersten Verantwortlichen der Fachbereiche aus dem Scope des
DSMS teilnehmen. Nicht zuletzt ist zu überlegen, bereits an dieser Stelle den Betriebsrat -
sofernvorhanden-einzubindenundebenfallseinzuladen. DieshatdenVorteil, dassdieser
frühzeitig über mitbestimmungsrelevante Tätigkeiten im Rahmen des DSMS aufmerksam
wird und entsprechend dem Zeitplan seine eigenen Aktivitäten in diesem Zusammenhang
koordinieren kann.
Zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Teilnehmer des Kick-off nicht identisch mit
denjenigen Personen sein müssen, die später das DSMS aufrechterhalten (Datenschutz-
koordinatoren etc.). Unter Berücksichtigung der begrenzten Teilnehmerzahl sollte eine
solche Identität dennoch angestrebt werden.
KleinGmbH
Bei der Klein GmbH treffen sich der Verantwortliche für den Datenschutz und die Ver-
antwortlichen der drei vom DSMS hauptsächlich betroffenen Fachbereiche: IT, HR und
Vertrieb (Abb. 5.9 ), zudem ist der Quality Manager anwesend. Der Verantwortliche für
den Datenschutz stellt die wichtigsten Meilensteine der Implementierung vor und für
die Zukunft wird ein regelmäßiges Zusammenkommen zu diesen Punkten vereinbart.
Da noch keine Erfahrungen mit dem DSMS vorliegen, werden bewusst größere Puf-
ferzeiten eingeplant. Allen Beteiligten ist die Notwendigkeit eines DSMS aufgrund des
jüngsten Datenschutzvorfalls bewusst und es herrscht eine konstruktive Atmosphäre,